Åpenhetsloven

I Toma ønsker vi å gjøre ting på en skikkelig måte – både hos oss selv og i samarbeid med vår leverandørkjede og samarbeidspartnere. Bærekraft skal gjenspeiles i alt vi gjør, og er en sentral del av Tomas strategi og måten vi driver vår virksomhet. Krav om ansvarlig sosial, miljømessig og etisk praksis skal etterleves fra både egen organisasjon og alle våre leverandører. Som en del av dette jobber vi aktivt for å sikre gode arbeidsforhold og respekt for menneskerettigheter, med et fokus på kontinuerlig forbedring, utvikling og transparens.

Tomagruppen, samt flere datterselskaper er omfattet av åpenhetsloven. Vi arbeider systematisk med aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Vi støtter FNs menneskerettighetserklæring og ILOs kjernekonvensjoner, og vi opptrer som en ansvarlig samfunnsaktør. Vi forventer det samme av våre leverandører – og underleverandører.

Redegjørelsen for vårt arbeid med åpenhetsloven for regnskapsåret 2024 er behandlet og godkjent av styrene i de relevante selskapene, og publiseres i tråd med kravene i loven.

Om oss og utfordringer bransjene våre står ovenfor.

Toma er en av de største Facility Management leverandørene i Norge og er et norsk familieeid selskap. Vi har rundt 4500 dyktige medarbeidere innenfor tjenesteområdene renhold, kantine/personalrestaurant, kontortjenester, vakthold, eiendomsdrift, landscaping, camps/ forpleining og facility management. Både renhold, byggenæringen, overnatting servering og catering anses som risikobransjer knyttet til lønns- og arbeidsvilkår og anstendige arbeidsforhold i Norge.

Basert på gjennomførte risikovurderinger, funn og iverksatte tiltak i Toma, og at vi jobber systematisk med vårt ledelsessystem, foreligger det i utgangspunktet gode systemer for å begrense risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi er likevel kjent med at brudd på rutiner har forekommet, kan forekomme og at det foreligger risikoer i bransjene vi opererer i.  Vi tror at når vi er transparente om risikoene, jobber med kontinuerlig forbedring og opplæring av våre ansatte så vil vi raskere, og mer troverdig, oppnå reelle endringer og forbedringer.

Innenfor de virksomhetsområdene som Toma driver er følgende risikoer identifisert som de mest relevante:

• Fysisk og psykisk sikkerhet
  Risiko for arbeidsskader, kjemikalieeksponering, stress, vold og trakassering. Risiko øker ved manglende HMS-opplæring og kompetanse i konflikthåndtering.
• Rettferdige arbeidsvilkår
  Risiko for lange skift, uforutsigbare kontrakter og utilstrekkelig regulerte pauser, særlig innen renhold og fasilitetstjenester.
• Økonomisk trygghet
  Risiko for lav lønn, feilbetaling eller manglende overtidstillegg, spesielt for deltidsansatte og innleide.
• Hvile og fritid
  Risiko for overtidsbruk uten tilstrekkelig hvile kan gå ut over retten til fritid og «work-life-balance».
• Deltakelse og medbestemmelse
  Risiko for hindringer i fagorganisering og kollektive forhandlinger, særlig i lavtlønte stillinger.
• Verdighet og ikke-diskriminering
  Risiko for diskriminering i ansettelse, lønn og utviklingsmuligheter på bakgrunn av kjønn, etnisitet eller funksjonsnedsettelse.

Vi mener at åpenhet, transparens og kontinuelig utvikling gjør at vi er bedre rustet til å håndtere denne risikoen og minimere skade. I vår redegjørelse kan du derfor lese om hvilke hendelser vi har avdekket, og tiltakene vi har iverksatt og planlegger å iverksette for å bli enda bedre.

Hvordan Toma jobber med aktsomhetsvurderinger

Arbeidet med ivaretakelse av Åpenhetsloven og redegjørelsen er utarbeidet på konsernnivå̊ for å sikre en helthetlig prosess som ivaretar de krav som er pålagt av loven. Tjenester som Toma leverer blir ofte gjort på̊ tvers av eller i samarbeid med de forskjellige selskapene i konsernet. De forskjellige selskapene har felles støttefunksjoner ansatt i Tomagruppen AS, blant annet IT, lønn, regnskap, innkjøp og HR, og det er på̊ grunnlag av dette besluttet at aktsomhetsvurderingene og redegjørelsen utredes for konsernet som helhet. Interne risikovurderinger og tiltak gjøres i de ulike selskapene. Majoriteten av leverandører blir brukt av alle selskapene, og risikokartleggingen og leverandøroppfølgingen blir gjennomført av innkjøps- og bærekraftsavdelingen sentralt.

Toma gjennomfører aktsomhetsvurderinger i tråd med åpenhetslovens krav og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv. Dette innebærer at vi systematisk kartlegger og vurderer risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold – både i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

Det overordnede ansvaret for etterlevelse av åpenhetsloven er lagt til konsernets leder for bærekraft, som har ansvar for at retningslinjer, rutiner og vurderinger er forsvarlige og i tråd med lovens krav. Det er etablert et årshjul for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger. Selskapene i konsernet er ISO-sertifisert både på kvalitet, arbeidsmiljø og ytre miljø, eller har Miljøfyrtårnsertifisering (les mer her: Kvalitet og HMS – Toma). Toma Norge Facility er også sertifisert med Svanemerket på renholdstjenester. Dette gir et solid rammeverk for kontinuerlig forbedring og dokumentasjon av resultater. Disse standardene spiller en avgjørende rolle for å etablere gode rutiner og sikre høy kvalitet i vårt arbeid. Standardene sikrer at selskapet har klare retningslinjer, bærekraftige praksiser og rutiner for å identifisere farer, og forebygge ulykker og sykdommer, samt skape en trygg arbeidsatmosfære.

Styret er øverste ansvarlig for kontroll og etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og overser arbeidet. Ledelsen i hvert av datterselskapene har flerårig gjennomgang av risiko, tiltak og måloppnåelse gjennom ledelsessystemet.

Toma har utarbeidet innkjøpspolicy og etiske retningslinjer – «Code of Conduct» – som alle leverandører også må̊ slutte seg til. Retningslinjene stiller krav til at leverandører og Toma må̊ fremme gode arbeids- og miljøforhold, og dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Retningslinjene skal underskrives sammen med kontrakten som inngås. Det er videre forventet at alle våre leverandører formidler og forplikter egne samarbeidspartnere, leverandører og produsenter til å etterleve disse standardene gjennom hele leverandørkjeden.

Vi har etablert en varslingskanal som gir ansatte og andre interessenter mulighet til å si fra om kritikkverdige forhold – både åpent og anonymt. Et trygt ytringsklima er viktig for å kunne identifisere og håndtere risiko i tråd med åpenhetslovens formål.

 

Bruk av leverandører og underleverandører

Alle våre leverandører må signere Tomas etiske retningslinjer, som forplikter leverandørene til å etterleve en høy etisk standard. Alle leverandører, samt deres underleverandører, må etterleve disse retningslinjene. Tomagruppen respekterer, støtter og fremmer menneskerettigheter som formulert i FNs menneskerettighetserklæring og ILOs kjernekonvensjoner. Retningslinjene inneholder viktige prinsipper for etterlevelse innenfor arbeidsrettigheter, helse og sikkerhet, lønn og arbeidstid, organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger, tvangsarbeid, menneskerettigheter, ikke-diskriminering og trakassering, miljø, samt forretningsetikk og etterlevelse av konkurranselovgivning og antikorrupsjonslovgivning. Tomagruppen forbeholder seg retten til å kontrollere etterlevelse av retningslinjene gjennom leverandørrevisjoner, samt å avslutte forholdet til en hvilken som helst leverandør som ikke etterlever retningslinjenes materielle forpliktelse. Det samme gjelder leverandører der underleverandører ikke etterlever retningslinjenes materielle forpliktelser.

Der Tomagruppen bruker underleverandører må disse fortrinnsvis være registrert i StartBANK. Dette for å sikre at våre underleverandører av tjenester oppfyller våre kunders og myndigheters krav og forventninger til seriøsitet samt helse, miljø og sikkerhet. Underleverandører som ikke er registrert i StartBANK kan vurderes i særskilte tilfeller, og må således utfylle et kvalifiseringsskjema.